Sachbezug Lohnarten in der Lohnabrechnung richtig anwenden – DATEV, SKR03 & SKR04

Summary: Sachbezug in der Lohnabrechnung

Ein Sachbezug wird korrekt gebucht, wenn:

• zuerst die steuerliche Einordnung erfolgt
• anschließend die passende Lohnart in DATEV gewählt wird
• danach die richtige Kontierung in SKR03 oder SKR04 erfolgt
• Anbietergebühren getrennt vom Benefitbetrag behandelt werden
• die 50-€-Freigrenze und die 60-€-Anlassregel strikt getrennt werden

Die Kontonummer ist nicht der Ausgangspunkt – die steuerliche Systematik ist es.

1️⃣ Steuerliche Grundlage vor jeder Buchung

Bevor ein Sachbezug gebucht wird, muss geklärt werden:

Handelt es sich um:

• einen laufenden monatlichen Sachbezug (50 € Freigrenze)?
• eine Aufmerksamkeit aus persönlichem Anlass (60 € Regel)?
• eine pauschal versteuerte Sachprämie?

Die gesetzliche Grundlage für den laufenden Sachbezug findet sich in § 8 Abs. 2 EStG.
Details zur Abgrenzung von Geld- und Sachleistung:
-> 50-€-Freigrenze für Sachbezüge
-> Steuerrechtliche Bewertung von Gutscheinen und Geldkarten

Erst nach dieser Einordnung folgt die Wahl der Lohnart.

2️⃣ Laufender Sachbezug bis 50 € – Lohnarten in DATEV

Der klassische Sachbezug ist der monatliche Vorteil bis 50 €.

Er bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn:

• die Freigrenze nicht überschritten wird
• keine Barlohnumwandlung vorliegt
• keine Auszahlung in Geld möglich ist

-> Steuerliche Anforderungen an den Sachbezug
-> Typische Fehler und Risiken beim Sachbezug

Beispiel

Ein Arbeitgeber lädt monatlich 50 € auf eine Sachbezugskarte.

Monat A: 50 € → steuerfrei
Monat B: 51 € → gesamte 51 € steuerpflichtig

Die 50 € sind eine Freigrenze, kein Freibetrag.

Typische Lohnarten in DATEV

In DATEV Lohn und Gehalt wird häufig verwendet:

2480 – Sachbezug st/sv-frei

In DATEV LODAS häufig:

869 – Sachbezug stf+sv-frei

Wichtig:
Die Nummer kann je nach Kanzlei-Setup variieren. Entscheidend ist die steuer- und sozialversicherungsfreie Definition der Lohnart.

Buchung bei SKR03

Steuerfreier Sachbezug:

4140 – Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei

Buchungssatz:
4140 an Bank 50 €

Keine Umsatzsteuer.
Kein Vorsteuerabzug.

Buchung bei SKR04

Steuerfreier Sachbezug:

6130 – Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei

Auch hier gilt: Personalaufwand, nicht Sachaufwand.

3️⃣ Aufmerksamkeit bis 60 € – getrennte Systematik

Neben dem monatlichen Sachbezug existiert die Anlassregel nach R 19.6 LStR.

Typische Fälle:

• Geburtstag
• Hochzeit
• Geburt
• Jubiläum

Bis 60 € brutto bleibt die Zuwendung steuerfrei.

Diese Regel ist vollständig getrennt von der 50-€-Freigrenze.

Beispiel

Ein Mitarbeiter erhält:

• 50 € monatlichen Sachbezug
• 60 € Geburtstagsgeschenk

Beides bleibt steuerfrei.

Buchung Aufmerksamkeit

≤ 60 €:

SKR03: 4140
SKR04: 6130

> 60 €:

SKR03: 4145 – lohnsteuerpflichtig
SKR04: 6060 – lohnsteuerpflichtig

4️⃣ Gebühren von Karten- oder Gutscheinanbietern

Neben dem eigentlichen Benefitbetrag entstehen häufig:

• Aufladegebühren (z. B. 1–3 %)
• Mindestgebühr pro Aufladung
• Kartengebühren
• Individualisierungsgebühren
• monatliche Plattformgebühren

Wichtig:

Für die 50-€-Freigrenze zählt ausschließlich der Betrag, der dem Mitarbeiter als Sachbezug zufließt – nicht die Anbietergebühr.

Beispiel

50 € Aufladung
1,50 € Aufladegebühr

→ Für die Freigrenze zählen 50 €
→ Die 1,50 € sind Betriebsausgabe

Buchung der Gebühren

Gebühren sind sonstiger betrieblicher Aufwand.

Beispiel SKR03:

• 4950 / 4930 (je nach Kontenplan)

Beispiel SKR04:

• 6855 / 6300

Die konkrete Kontonummer hängt vom Kontenrahmen ab.

5️⃣ Umsatzsteuer – saubere Trennung

Sachbezug selbst

• keine Umsatzsteuer
• kein Vorsteuerabzug
• Personalaufwand

Anbietergebühren

• enthalten regelmäßig Umsatzsteuer
• Vorsteuerabzug möglich (bei Vorsteuerberechtigung)

Die Umsatzsteuer der Anbietergebühr hat keinerlei Einfluss auf die 50-€-Freigrenze.

Dokumentation und Nachweisführung in der Praxis

Neben der richtigen Lohnart und Kontierung spielt die Dokumentation eine zentrale Rolle. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung wird regelmäßig geprüft, ob:

• die 50-€-Freigrenze monatlich eingehalten wurde
• bei Aufmerksamkeiten ein konkreter persönlicher Anlass vorlag
• keine Barlohnumwandlung stattgefunden hat
• steuerfreie und steuerpflichtige Vorgänge sauber getrennt wurden

Empfehlenswert ist daher eine strukturierte Ablage:

• Übersicht über gewährte Benefits je Mitarbeiter
• getrennte Aufstellung von Sachbezug, Aufmerksamkeit und ggf. Sachprämie
• eindeutige Zuordnung zur verwendeten Lohnart

Eine konsistente Dokumentation reduziert nicht nur Prüfungsrisiken, sondern erleichtert auch die interne Abstimmung zwischen HR, Lohnbuchhaltung und Steuerberatung erheblich.

-> Sachbezug Dokumentation und Prüfung

6️⃣ Zusammenhang mit Sachbezugskarten

Ob Gutschein, Sachbezugskarte oder sonstige Sachbezug-Lösung – die Lohnarten-Logik bleibt identisch.

Allerdings können Kartenmodelle zusätzliche Verwaltungsaspekte mit sich bringen:

• monatliche Aufladungen
• Zusatzaufladungen für Aufmerksamkeiten
• Kontrolle und Abstimmung der Aufladungen mit den Buchungen in der Lohnabrechnung
• getrennte Benefit-Guthaben
• Dokumentationsanforderungen

Kontoauszug bei Sachbezugskarten – was für die Buchhaltung relevant ist

Bei Sachbezugskarten wird in der Regel ein zentrales Konto beim E-Geld-Institut geführt. Über dieses Konto erfolgen die monatlichen Aufladungen sowie ggf. Zusatzaufladungen für Aufmerksamkeiten.

Für die Finanzbuchhaltung ist entscheidend:

• Der Kontoauszug bildet die Zahlung des Arbeitgebers an das Institut ab – nicht den einzelnen Einkauf des Mitarbeiters.
• Für die 50-€-Freigrenze zählt ausschließlich der aufgeladene Sachbezugsbetrag, nicht die Einlösung durch den Mitarbeiter.
• Einzeltransaktionen der Mitarbeitenden sind grundsätzlich kein Bestandteil der Buchung in SKR03 oder SKR04.

Je nach Anbieter kann der Arbeitgeber über Portalzugänge oder Kontoauszüge Einblick in Transaktionsdaten erhalten. Aus buchhalterischer Sicht ist jedoch maßgeblich:

Gebucht wird die Arbeitgeberzahlung – nicht der einzelne Kassenvorgang.

Vertiefung:
-> Sachbezugskarte Lohnabrechnung
-> Sachbezugskarte Konto & IBAN

7️⃣ Wenn mehrere Benefits parallel laufen

In vielen Unternehmen laufen heute für die Mitarbeiter mehrere Benefits mit Steuervorteil:

• 50-€-Sachbezug
• Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen
• pauschal versteuerte Sachprämie nach § 37b EStG
• Essenszuschuss
• Internetzuschuss
• Kita-Zuschuss

Jeder Benefit hat:

• eine eigene steuerliche Grundlage
• andere steuerliche Anforderungen, die zu erfüllen sind
• eine eigene Lohnart
• eigene Dokumentation
• unterschiedliche Arten der Bezahlung (z.B. Zahlung an einen Anbieter, Erstattung an den Mitarbeiter)

Je mehr Benefits kombiniert werden, desto komplexer wird die Abstimmung mit Payroll und Steuerberatung.

-> Steuerfreie Mitarbeiterbenefits im Überblick

8️⃣ Strukturierte Übergabe an DATEV

Wenn mehrere Benefits parallel verwaltet werden, steigen die die Risiken:

• falsche Lohnart
• Überschreitung von Freigrenzen bei verschiedenen Sachbezügen (z.B. Fitnessstudio + Sachbezugskarte)
• personelle Änderungen (z.B. Mutterschutz)
• manuelle Fehler
• Dokumentationslücken

Eine strukturierte Benefitlösung ermöglicht:

• konsistente Übergabe der passenden Lohnart bzw. Lohnarten
• klare Trennung steuerfrei / steuerpflichtig
• zentrale Dokumentation
• geringeren Abstimmungsaufwand in der Lohnbuchhaltung

Hier entscheidet nicht nur der einzelne Benefit – sondern die Gesamtstruktur.

-> Zentrale Benefit-Lösung mit Schnittstelle zur Übergabe der Abrechnungsdaten

Fazit – Sachbezug Lohnarten richtig anwenden

Sachbezug Lohnarten korrekt anzuwenden bedeutet:

• steuerliche Einordnung vor Buchung
• klare Trennung von 50 € und 60 €
• saubere Behandlung von Anbietergebühren
• korrekte Umsatzsteuerlogik
• konsistente DATEV-Umsetzung

Solange nur ein einzelner Sachbezug existiert, bleibt die Struktur überschaubar.

Sobald mehrere steuerfreie Leistungen kombiniert werden, wird eine saubere Systematik entscheidend – fachlich wie organisatorisch.

FAQ – Sachbezug Lohnarten