ZAG bei Sachbezügen – wann Gutscheine und Karten bei verschiedenen Benefits zulässig sind

Damit Arbeitgeberleistungen steuerlich als Sachleistung gelten können, darf das eingesetzte Instrument nicht wie Geld funktionieren. Genau hier setzt das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) an. Es definiert, wann Gutscheine, Guthabenkarten oder digitale Benefit-Instrumente als begrenztes System gelten und nicht als allgemeines Zahlungsmittel wie Bargeld oder Überweisung.

Für Arbeitgeber ist entscheidend: Das ZAG gilt nicht nur für den Sachbezug nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG, sondern wird immer dann relevant, wenn eine Leistung über ein Gutschein-, Karten- oder Wallet-Instrument gewährt wird. Entscheidend ist also nicht nur der Benefit selbst, sondern das verwendete Instrument der Nutzung.

Diese Logik ist die Grundlage für alle modernen Sachbezugssysteme – unabhängig davon, ob es sich um den klassischen monatlichen Sachbezug mit der monatlichen Freigrenze handelt oder um weitere Benefits wie Essenszuschüsse, Aufmerksamkeiten oder Sachprämien.

Gesetzliche Grundlagen:
→ § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG – Begrenzte Systeme
→ § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG – monatliche Freigrenze für steuerfreien Sachbezug

Grundlagen zum steuerfreien Sachbezug:
→ Sachbezug steuerfrei – Grundlagen für Arbeitgeber

Für die Praxis entscheidend ist die Einordnung als Sach- oder Geldleistung: Das ZAG liefert die Systematik, das Steuerrecht die steuerliche Folge.
→ Geldleistung oder Sachleistung – die entscheidende Abgrenzung

Wann das ZAG relevant ist – die zentrale Grundlogik

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) wird immer dann relevant, wenn Arbeitgeberleistungen über ein Instrument ausgegeben werden, das wirtschaftlich wie Geld wirken könnte. Das betrifft alle Lösungen, bei denen Mitarbeitende ein Guthaben oder einen Gutscheinwert erhalten, der bei verschiedenen Stellen eingelöst werden kann.

Viele Benefits müssen als Sachleistung gewährt werden, nicht als Geldleistung.

Daher müssen Arbeitgeber für diese Benefits den Charakter der Sachleistung prüfen, insbesondere bei folgenden Instrumenten:

• Gutscheinen als Sachbezug (digital oder physisch)
• Guthabenkarten / Sachbezugskarten
• Regionalen Karten / City-Cards
• City-Gutscheinen
• Benefit-Apps mit Guthaben oder Wallet
• Essenszuschuss über Karte oder Gutschein
• Aufmerksamkeiten über Gutschein oder Karte
• Sachprämien über Gutschein oder Karte

Die entscheidende Frage lautet:

„Kann dieses Instrument wirtschaftlich wie Geld genutzt werden?“

Wenn ja → Geldleistung → regelmäßig kein Sachbezug
Wenn nein → ZAG-konforme Begrenzung → Sachleistung

-> Geldleistung oder Sachleistung bei Sachbezügen – die entscheidende Abgrenzung nach ZAG

Für HR und Geschäftsführung hilft oft die Prüffrage: Kann man mit dem Instrument wirtschaftlich unbegrenzt wie mit Geld zahlen oder wie stark wird es eingeschränkt?

Wann das ZAG praktisch keine Rolle spielt

Das ZAG ist unwichtig, wenn kein Gutschein-, Karten- oder Wallet-Instrument verwendet wird.

→ Sachbezug steuerfrei – Voraussetzungen in der Praxis

Beispiele:

• Direkte Sachleistung (z. B. Geschenk, Ware, Präsentkorb)
• Arbeitgeber organisiert konkrete Leistung direkt
• Kein vorgelagertes Zahlungsinstrument
• Naturalleistung statt Gutschein

In diesen Fällen ist die Abgrenzung zwischen Sachleistung und Geldleistung nach ZAG irrelevant.

Die drei gesetzlichen Begrenzungsarten des ZAG

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz kennt drei unterschiedliche Varianten, wann ein Instrument kein Zahlungsdienst ist und damit steuerlich nicht wie Geld behandelt wird. Diese drei Varianten bilden die vollständige Systematik für Sachbezug, Gutscheine und Karten.

Für die Praxis reicht es, drei gesetzliche Begrenzungslogiken zu unterscheiden. Je nachdem, wie ein Gutschein oder eine Karte begrenzt ist, bleibt das Instrument Sachleistung – oder rutscht in Richtung Geldleistung.

1. Begrenztes Netzwerk von Akzeptanzstellen (§ 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)

Ein Gutschein oder eine Karte darf nur innerhalb eines klar abgegrenzten Systems nutzbar sein. Entscheidend ist nicht die Größe des Systems, sondern seine Abgrenzbarkeit.

Typische zulässige Strukturen sind:

• Einzelhändler oder Händlerkette
• Händlerverbund (z. B. EDEKA, REWE, Intersport, Sport 2000)
• Regional begrenztes Netz auf Basis von Postleitzahlen
• Geschlossene Partnerstruktur
• Einzelner Dienstleister

Nicht entscheidend sind:

• Anzahl der Händler
• Größe der Region
• Bekanntheit des Unternehmens

Entscheidend ist nur: keine universelle Nutzbarkeit wie Geld

Vertiefung:

→ Sachbezug und ZAG – Bewertungsmatrix für Gutscheine und Guthabenkarten

→ Regionaler Sachbezug in der Praxis

→ Anbieter und Modelle von Guthaben-Karten für den Sachbezug

2. Zwecksystem – Begrenzung des Leistungsangebots (§ 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)

Ein Instrument kann auch dann zulässig sein, wenn nicht das Händlernetz, sondern das Leistungssortiment klar begrenzt ist.

Beispiele für stark begrenzte Sortimente:

• Nur Lebensmittel
• Nur Mode
• Nur Mobilität
• Nur Streaming- oder Servicedienstleistungen
• Nur Fitness- oder Gesundheitsleistungen

Wichtig:
Nicht Ware oder Dienstleistung entscheidet, sondern wie stark das Sortiment auf Basis von Leistungskategorien begrenzt ist. Auch Mischsortimente (z.B. Ware + Servicenanteil) können zulässig sein, solange die Auswahl insgesamt klar begrenzt bleibt.

→ Sachbezug und ZAG – Bewertungsmatrix für Gutscheine und Guthabenkarten

In der Praxis häufig anzutreffen sind sogenannte Tankgutscheine. Diese sind ein „Klassiker“ unter den Gutscheinen sehr begrenzter Warensortimente:

→ Tankgutscheine als steuerfreier Sachbezug

3. Sozialer oder steuerlicher Zweck – Sonderregel für Essenszuschuss (§ 2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG)

Neben Netzwerk- und Sortimentsbegrenzung enthält das ZAG eine dritte, eigenständige Kategorie: Systeme mit sozialem oder steuerlichem Zweck. Diese Regelung ist besonders relevant für den Essenszuschuss über Gutscheine oder Karten.

Hier steht nicht das Händlernetz oder Sortiment im Vordergrund, sondern die klare Zweckbindung.

Typische Merkmale eines 10c-Systems:

• Nutzung ausschließlich für Verpflegung / Mahlzeiten
• Keine Bargeldfunktion
• Kein universelles Zahlungsmittel
• Keine freie Verwendung des Guthabens
• Technische Begrenzung auf zweckbezogene Akzeptanzstellen

Ein Essenszuschuss kann daher auch dann zulässig sein, wenn er bei vielen Akzeptanzstellen einlösbar ist, solange die Nutzung strikt auf Verpflegung beschränkt bleibt.

→ Essenszuschuss über Guthabenkarte oder Kreditkarte

Ein konkretes Beispiel, bei dem die Bewertung der steuerlichen Zulässigkeit nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) problematisch und komplex ist, sind die Gutscheinlösungen von Lieferando. Während der Lieferando Gutschein aktuell sowohl für den steuerfreien Sachbezug als auch für den Essenszuschuss auf Grund des nicht stark begrenzten Warensortiments unzulässig ist, können die Lieferando B2B Plattform und die Lieferando Pay Card bei sachgerechter Konfiguration und Abrechnung gegebenenfalls als Essenszuschuss-Lösung zulässig sein.

-> Steuerliche Bewertung des Lieferando Gutscheins und der Lieferando Pay Card

Abgrenzung der drei ZAG-Varianten

Für Arbeitgeber ist wichtig zu verstehen, dass § 2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG keine Erweiterung von 10a oder 10b, sondern eine eigenständige Kategorie darstellt.

Für Arbeitgeber heißt das: Mindestens eine der drei Begrenzungen muss objektiv vorliegen – und im Zweifel dokumentierbar sein.

ZAG gilt unabhängig vom Benefit-Typ

Ein häufiger Denkfehler ist, dass das ZAG nur für den klassischen monatlichen Sachbezug nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG gilt. Tatsächlich gilt das ZAG immer, wenn ein Gutschein- oder Karteninstrument verwendet wird, als Maßstab, ob es sich um eine Geld- oder eine Sachleistung handelt – unabhängig davon, welche Art von Mitarbeiterbenefit gewährt wird.

→ Übersicht steuerfreie und pauschal versteuerte Mitarbeiterbenefits

Sachbezug (monatlich)

Beim klassischen Sachbezug nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG ist das ZAG besonders relevant, da hier häufig Gutscheine und Guthabenkarten eingesetzt werden. Nur wenn das Instrument ausreichend begrenzt ist, kann steuerlich eine Sachleistung vorliegen.

→ Sachbezug steuerfrei – Voraussetzungen in der Praxis

→ 50-€-Freigrenze beim Sachbezug – Anwendung und Fehler

→ Steuerliche Anforderungen an Sachbezug mit Gutscheinen & Guthabenkarten

→ Lösungen für den Sachbezug vergleichen

Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten sind kleinere Sachzuwendungen aus persönlichem Anlass, z.B. zum Geburtstag. Wird eine Aufmerksamkeit über Gutschein oder Karte gewährt, muss das Instrument ebenfalls ZAG-konform sein.

Welche weiteren persönlichen Anlässe neben dem Geburtstag genutzt werden dürfen, um den Mitarbeitern steuerfrei Aufmerksamkeiten bis zu 60 € pro Anlass zu gewähren, werden im Detail auf der Seite von sachbezug-gutscheine.de erklärt:

→ Aufmerksamkeiten mit Gutschein steuerlich richtig einordnen

Sachprämien (§ 37b EStG)

Auch bei pauschal versteuerte Sachprämien nach § 37b EStG ist die Grundfrage identisch: Ist das eingesetzte Instrument eine Sachleistung oder wirtschaftlich Geld?

Sachprämien müssen als Sachleistung bewertet werden. Werden sie als Gutschein oder mit einer Guthabenkarte gewährt, ist zu prüfen, ob eine Begrenzung nach § 2 Absatz 1 Nr. 10 a) oder § 2 Absatz 1 Nr. 10 b) ZAG vorliegt.

→ ZAG-Konformität der Sachprämie mit Gutscheinen oder Karten systematisch mit ZAG-Bewertungsmatrix prüfen

→ Sachprämien im Unternehmen richtig einsetzen

Marktplatz vs. begrenztes System – häufige Fehlinterpretation

In der Praxis wird häufig angenommen, dass ein Händler mit Online-Marktplatz als Sachleistung gemäß ZAG nicht zulässig sei – das ist nicht korrekt. Entscheidend ist die konkrete Einlösestruktur des Gutscheins oder der Karte.

Die entscheidende Frage lautet:

• Nur Eigenhandel / eigenes Sortiment → häufig zulässig
• Sehr begrenztes Warensortiment → zulässig / Einzelfall prüfen
• Offener Marktplatz mit Verkauf von Dritthändlern und ohne starke Begrenzung des Sortiments → häufig unzulässig

→ Marktplatz-Gutscheine im Sachbezug – wann kritisch?

Typische Fehler bei der ZAG-Konformität

In Betriebsprüfungen entstehen Probleme meist durch falsche Bewertung des Systems:

• Instrument funktioniert wirtschaftlich wie Geld
• Zu offenes Händlernetz
• Sortiment faktisch unbegrenzt
• Drittanbieter nicht geprüft
• Bargeldfunktion übersehen
• Fehlende technische Begrenzung
• Unzureichende Dokumentation

→ Typische Fehler und Risiken beim Sachbezug

Bedeutung in der steuerlichen Prüfung

Finanzbehörden prüfen insbesondere:

• Funktioniert das Instrument wirtschaftlich wie Geld?
• Liegt Netzwerk-, Sortiments- oder Zweckbegrenzung vor?
• Ist Drittanbieterzugriff möglich?
• Ist die Einordnung dokumentiert?
• Ist die Struktur dauerhaft stabil?

→ Dokumentation und Prüfung beim Sachbezug

→ Steuerliche Anforderungen an Gutscheine und Guthabenkarten als Sachleistung

Zusammenhang von ZAG und Steuerrecht

Das ZAG entscheidet, ob ein Instrument kein Zahlungsdienst ist.
§ 8 EStG entscheidet, ob eine Sachleistung vorliegt.

Nur wenn beide Ebenen erfüllt sind, kann eine steuerliche Begünstigung möglich sein.

→ Geldleistung oder Sachleistung beim Sachbezug

Praxis: Warum strukturierte Benefit-Lösungen ZAG sicher erfüllen können

Wenn Unternehmen sich unsicher sind, können sie vor der Einführung der Benefits eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt nach § 42e EStG durchführen.

Viele Unternehmen möchten keine juristische Einzelfallprüfung durchführen. Aus diesem Grund ist es ratsam, eine strukturierte Benefit-Lösung einzusetzen, die :

• nur begrenzte Einlösestrukturen zulässt
• keine Bargeldfunktion ermöglicht
• Drittanbieter kontrolliert
• Dokumentation automatisch erstellt
• steuerliche Einordnung stabil hält

-> NettoBooster: Sachbezug und weitere Benefits rechtskonform umsetzen

Fazit

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz gilt nicht für einzelne Benefits, sondern für das eingesetzte Instrument. Immer wenn Arbeitgeberleistungen über Gutschein, Karte oder Wallet gewährt werden, muss geprüft werden, ob eine der drei ZAG-Begrenzungsarten nach § 2 Absatz 1 Nr. 10 ZAG vorliegt:

• Begrenztes Netzwerk (10a)
• Begrenztes Sortiment (10b)
• Sozialer oder steuerlicher Zweck (10c)

Die zentrale Logik:

• Eine der drei Begrenzungen vorhanden → Sachleistung möglich
• Universelle Nutzung wie Geld → regelmäßig kein Sachbezug
• Benefit-Typ spielt keine Rolle – Instrument entscheidet

Wer diese Struktur versteht, kann steuerliche Risiken vermeiden und Sachbezugssysteme dauerhaft stabil gestalten.

FAQ – ZAG und Sachbezug